เหตุผลที่ไม่ควรใช้ตรายางสำหรับการทำเครื่องหมายเอกสาร

ตรายางที่คุณควรใช้นั้นมีอะไรบ้างที่ดี?

1. ไม่มีประสิทธิภาพและยุ่งยากสำหรับข้อกำหนดการทำเครื่องหมายเอกสารในปัจจุบัน 

คู่มือแสตมป์โบราณนั้น จำกัด อยู่ที่สิ่งที่คุณมีอยู่ สำหรับการทำเครื่องหมาย “กำหนดเอง” ใด ๆ คำสั่งซื้อพิเศษจะต้องถูกวางไว้เนื่องจาก “ตรายาง” ไม่ได้เป็นแบบไดนามิกเพื่อตอบสนองความต้องการการทำเครื่องหมายโดยเฉพาะของคุณ

2. โดยทั่วไปจะใช้ในระยะขอบของเอกสาร ตรายาง  ถ้าไม่พวกเขาจะลบข้อความหรือเนื้อหาของเอกสารในพื้นที่ที่พวกเขาใช้ ข้อกำหนดการใช้งานแบบมาร์จิ้นนี้ทำให้เอกสารง่ายต่อการเปลี่ยนแปลงเนื่องจาก “การประทับตราในระยะขอบ” สามารถถูกบล็อคได้ง่ายและ “ต้นฉบับ” ที่ไม่มีการป้องกันทำในเครื่องถ่ายเอกสารคุณภาพสูงในปัจจุบันโดยไม่มีร่องรอยของการประทับ

3. แสตมป์ต้องมีการสมัครด้วยตนเอง หากเอกสารเป็นแบบทวีคูณโดยปกติแล้วจะส่งผลให้หน้าแรกของเอกสารที่ถูกประทับตรา การทำเช่นนี้ทำให้หน้าที่เหลือของเอกสารไม่มีการทำเครื่องหมาย ในแง่นี้แสตมป์ยางไม่สนับสนุนให้ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีเท่านั้น

4. ตราประทับในระยะขอบไม่สามารถหยุดเอกสารจากการใช้ในลักษณะที่ไม่ได้ตั้งใจ นี่เป็นตัวอย่างแบบคลาสสิกของวิธีการทำสำเนาและ “ดั้งเดิม”

5. การใช้งานของพวกเขาเสียเวลาและลดประสิทธิภาพของผู้ปฏิบัติงาน เมื่อต้องมีการเผยแพร่เอกสารเดียวกันหลายฉบับให้กับผู้รับที่แตกต่างกันเช่นการตลาดลูกค้าไฟล์ ฯลฯ ตรายาง  สิ่งนี้กำหนดให้ผู้ปฏิบัติงานต้องใช้ตราประทับที่เหมาะสมกับเอกสารแต่ละชุดด้วยตนเอง ในกรณีที่มีสำเนาจำนวนมากสิ่งนี้มักส่งผลให้เกิดการพิมพ์ครั้งแรก – จากนั้นเดินทางไปที่เครื่องถ่ายเอกสารเพื่อทำสำเนาอื่น ๆ – จากนั้นทำตามขั้นตอนการทำเครื่องหมาย

6. ตรายางอึดอัดใจสำหรับการทำเครื่องหมายหน้าเอกสารที่เลือกซึ่งถูกแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่นหากผู้ใช้มีเอกสาร 15 หน้าและมีการแก้ไขหน้า 3, 7 และ 13 เธอจะต้องใช้นิ้วหัวแม่มือผ่านเอกสารเพื่อใช้ตราประทับที่เหมาะสมด้วยตนเองกับแต่ละหน้าแก้ไข อีกครั้งกระบวนการที่ทำด้วยมือนี้ทำให้เอกสารมีการทำเครื่องหมายไม่เพียงพอและเป็นไปได้ที่เพิ่มขึ้นเมื่อจำนวนหน้าเพิ่มขึ้น

7. พวกเขามีราคาแพง ตรายางหมึกในตัวเองที่มีเพียง 11/16 “x 2 ½” มีราคา $ 29.95; ตราประทับหมึกด้วยตนเอง1½ “x 2½” มีราคา $ 37.95 และนั่นก็สำหรับแต่ละคนที่ทำงานเอกสารใด ๆ ! ยิ่งไปกว่านั้นแสตมป์เหล่านี้มาในสีขนาดและแบบอักษรที่จำเป็นเท่านั้น สิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนไป

การทำเครื่องหมายเอกสารได้มาถึงระดับการรายงานกองกำลังของประธานาธิบดีแล้ว ในขณะที่โซลูชันบางอย่างที่จำเป็นสำหรับเอกสารรัฐบาลไม่สามารถใช้ได้กับกระดาษรายวันและเวิร์กโฟลว์ที่ใช้ PDF ของภาคเอกชนทางเลือกที่ชัดเจนในการประทับตรายางคือระบบอัตโนมัติ สิ่งนี้จะช่วยให้เวิร์ดโปรเซสเซอร์และเครื่องพิมพ์ของคุณทำงานการทำเครื่องหมายเอกสารให้คุณ มีวิธีแก้ไขปัญหาที่เรียกว่า StampIt ตรายาง   ซึ่งเป็นการเพิ่มไว้ใน Microsoft Word มันเหมือนกับการเข้าถึง “ตรายางที่กำหนดเอง” ได้ทันทีและไม่ จำกัด ซึ่งเป็นไปโดยอัตโนมัติ

 

เรื่องล่าสุด

หมวดหมู่